Conformité des licences logicielles

Appréhendez votre situation en matière de licences logicielles et assurez leur conformité continue

Limiter les coûts et les risques liés aux audits logiciels et éviter des dépenses non budgétisées

Dégager de la valeur de la gestion des actifs peut s'avérer complexe pour deux  raisons principales : la complexité croissante des contrats de licence logicielle et le manque de bonnes pratiques. Les experts indiquent que les moyennes et grandes entreprises gèrent plus de 70 contrats de licence logicielle qui doivent être renégociés et renouvelés à divers moments de l'année. Lorsque les licences logicielles concernent des logiciels multi-utilisateurs avec des contraintes liées à l'entreprise, aux transactions, aux processeurs, d'utilisateurs simultanés ou d'utilisateur nommé, les soucis de gestion augmentent.

Qu'est-ce que la conformité des licences logicielles et que signifie être en conformité ? Est-ce

  1. Savoir quels logiciels ont été installés ?
  2. Savoir quelles licences logicielles ont été achetées ?
  3. Savoir que vos installations ne dépassent pas vos achats de licences ?
  4. Savoir quels logiciels sont utilisés ?
  5. Connaître les détails de vos droits d'utilisation des licences logicielles et les restrictions ?
  6. Maintenir la conformité tout en réduisant de manière significative les coûts globaux liés aux logiciels ?
  7. Toutes les propositions ci-dessus ?

La réponse est bien évidemment « g », toutes les propositions mentionnées, et plus encore. De nombreuses organisations pensent qu'elles sont en conformité, sans en être vraiment sûres, jusqu'à ce qu'un éditeur de logiciels effectue un audit logiciel. Avec les pénalités potentielles, les coûts de mise à jour logicielle non budgétisés et la gêne liée à l'échec d'un audit, une non-conformité est ce que vous pouvez découvrir de pire. Comme les responsables informatiques manquent de visibilité sur l'utilisation réelle des logiciels, ils surestiment ou sous-estiment fréquemment leurs besoins en matière de logiciels lorsqu'ils doivent trouver l'équilibre entre le contrôle des coûts et la productivité de l'utilisateur final. Ces erreurs peuvent avoir une incidence importante sur la rentabilité de l'entreprise dans son ensemble.

Choisir le bon chemin dans le dédale de la conformité des licences logicielles

Comme de nombreux responsables informatiques d'entreprise, vous souhaitez probablement prendre des décisions basées sur les informations disponibles en matière d'utilisation locale en ce qui concerne l'achat de logiciels et les renouvellements. Vous pouvez affecter des licences logicielles manuellement et « deviner » les besoins futurs.

Même si cette approche est effectuée dans un certain but, pragmatiquement elle n'est pas suffisante pour les entreprises modernes soucieuses des coûts. Sans une vue globale des opérations de gestion des licences logicielles et des données d'utilisation réelle, vous pouvez faire des erreurs fréquentes d'estimation de vos besoins de licences logicielles et/ou prendre le risque d'une situation de non-conformité.

Se tourner vers des systèmes de gestion des actifs logiciels peut constituer une réponse. Malheureusement, les systèmes traditionnels de gestion des actifs logiciels ne sont pas conçus pour faire face aux complexités liées aux applications d'entreprise à forte valeur, comme Oracle, IBM, Microsoft, SAP, les applications d'ingénierie et autres applications métier essentielles. La solution idéale vous permet de garantir la conformité continue des licences logicielles et d'être toujours préparé pour les audits logiciels des fournisseurs. Elle doit vous aider à identifier les actifs logiciels, à comprendre ce qui a été acheté et installé, vous permettre de connaître avec certitude le niveau de licence logicielle d'un fournisseur et de comparer les données d'utilisation et des droits des licences logicielles.

Les bonnes pratiques en matière de gestion des licences logicielles comprennent cinq étapes de base

  1. Centraliser toutes les opérations de gestion des licences logicielles
    En centralisant les opérations de gestion des licences logicielles, les responsables informatiques et les administrateurs peuvent s'appuyer sur une console unique leur permettant de gérer les licences et les serveurs, et d'en effectuer la maintenance, pour l'ensemble de l'entreprise
  2. Exploiter des statistiques précises sur l'utilisation
    Vous voulez vous appuyer sur des données d'utilisation aussi précises que possible. Les gestionnaires doivent donc éviter d'adopter des approches rudimentaires de la gestion des licences logicielles. Peu de gens débattront de l'exactitude et de l'exhaustivité des données si elles correspondent aux résultats de la gestion des licences du fournisseur de logiciels
  3. Analyser les rapports d'utilisation
    En segmentant et en analysant les données d'utilisation par projet ou par groupe d'utilisateurs, les gestionnaires peuvent avoir un aperçu granulaire de l'utilisation réelle des logiciels dans leurs organisations
  4. Automatiser les opérations de gestion des licences
    L'automatisation de la refacturation, par exemple, peut permettre aux services informatiques de mettre en place des pools de licences partagées avec une allocation des ressources priorisée afin que les utilisateurs ayant des besoins hautement prioritaires puissent « réserver » un nombre fixe de licences partagées, pour assurer la disponibilité du logiciel
  5. Choisir les bons outils de gestion des licences logicielles
    Gérer les actifs logiciels sans disposer d'outils efficaces est presque impossible. Le fait d'utiliser des outils appropriés permet non seulement de gérer plus facilement les logiciels, mais aussi de réduire la charge de travail des administrateurs et d'améliorer la satisfaction de l'utilisateur final

Les défis liés la conformité des licences logicielles et à la gestion des licences logicielles sont nombreux, mais les avantages peuvent dépasser de loin les coûts de la gestion proactive du problème avec une solution d'optimisation des licences logicielles avec des fonctionnalités de gestion des actifs logiciels de nouvelle génération. Seul Flexera Software propose une telle solution, vous permettant de vous préparer pleinement pour un audit logiciel de fournisseur tout en réduisant les coûts de gestion des actifs et des logiciels.