Garantir la préparation aux audits logiciels

Identifiez votre situation en matière de licences et assurez leur conformité

Limiter les risques liés aux audits et aux dépenses non budgétisées pour les mises à jour

Dans une économie en berne, les audits logiciels deviennent plus fréquents tandis que les éditeurs de logiciels essaient de compenser des revenus de licences logicielles en baisse par les revenus générés auprès de clients existants pour la mise à jour des produits. Même si vous pensez respecter pleinement les accords de licences, si vous ne possédez pas de preuves écrites convaincantes, un audit logiciel risque de bloquer de précieuses ressources informatiques pendant une durée pouvant atteindre un an. Et si vous ne disposez pas d'une solution de gestion optimisée des licences logicielles, vous êtes à la merci du fournisseur, et vous pourriez finir par payer plus que nécessaire dans le cadre d'une « mise à jour ». En outre, certains analystes ont indiqué que la menace d'un audit logiciel pouvait constituer une technique de vente efficace.

Les services informatiques d'entreprise sont confrontés à des pressions quotidiennes pour fournir des services essentiels à l'activité. Un audit logiciel épuise les ressources associées aux fonctions essentielles à l'activité de l'entreprise, qui sont déjà réduites. La plupart des services informatiques d'entreprise manquent d'une méthode centralisée qui leur permettrait de gérer les licences logicielles et les informations de conformité, en particulier dans les applications d'entreprise à forte valeur. La raison est que les licences logicielles sont une chose à laquelle les directeurs informatiques ne pensent quasiment jamais au quotidien.

Soyons honnêtes : les audits logiciels sont coûteux et risqués

Votre fournisseur de logiciels vous a-t-il demandé d'effectuer un audit de votre utilisation des logiciels cette année ?

Vous avez besoin de connaître les bonnes méthodes afin d'échapper à ces recherches d'informations inévitables, longues et coûteuses. Pourquoi ? Parce que les analystes ont mis en garde les entreprises sur le fait qu'elles devaient s'attendre à ce qu'au cours des prochaines années, elles soient contactées par au moins un fournisseur pour un audit logiciel. Certains ont estimé qu'environ 40 % des moyennes et des grandes entreprises pouvaient s'attendre à un audit externe, avec le risque de se voir infliger des sanctions. Un audit en lui-même peut représenter jusqu'à 15 % du budget investi par l'entreprise en maintenance et logiciels informatiques.

Bonnes pratiques : éviter tout simplement un audit logiciel en adoptant un comportement proactif et averti

Tout d'abord, il est essentiel de disposer des bonnes informations. Vous aurez ainsi confiance lorsque vous engagerez le processus de négociation de l'audit logiciel. De plus, compte tenu de la granularité des données, cela vous permettra également de réaliser des économies. Second aspect : disposer des informations est une chose, mais vous devez également accéder directement aux bonnes informations. Si vous avez besoin de plusieurs jours, voire d'une semaine, pour les récupérer et les regrouper, ces informations vous coûteront cher, quelle que soit la granularité des données.

Lorsque les entreprises n'effectuent pas le suivi de l'utilisation de leurs licences logicielles, outre le fait d'échouer à l'audit logiciel, elles courent le risque d'acheter un nombre de licences inadapté et d'investir dans des logiciels non utilisés. Un véritable gouffre budgétaire.

Les outils de gestion des licences logicielles offrent un moyen direct d'optimiser l'utilisation dans le cadre de termes de contrat de licence spécifiques et de contrôler les dépenses informatiques, du poste de travail au datacenter, pour les applications Microsoft, Adobe, Symantec, SAP, Oracle et d'autres applications d'ingénierie à forte valeur (c'est-à-dire, les applications qui sont les plus susceptibles d'être auditées et pour lesquelles les services informatiques manquent le plus souvent d'informations détaillées). La centralisation est également importante : en effet, en tant que responsable informatique, vous devez être en mesure de connaître l'utilisation des logiciels au sein de l'entreprise, de surveiller les tendances d'utilisation et de les comparer aux conditions du contrat de façon régulière.

Une solution idéale devrait vous permettre d'identifier vos actifs logiciels, de faire une comparaison entre ce qui a été acheté et installé, d'acquérir avec certitude le niveau de licence d'un fournisseur et de rapprocher les données d'utilisation avec les données des droits logiciels acquis pour vous aider à optimiser vos dépenses dans les licences logicielles. Certains outils de gestion des licences logicielles permettent également de rapprocher ces données d'utilisation détaillées avec les conditions des contrats de licence et la structure organisationnelle, en fonction des règles métier. Par exemple, ils permettent de comparer les données d'utilisation par fonction, zone géographique ou selon d'autres critères avant de les mettre en corrélation avec les fonctionnalités du produit. La récupération de telles données centralisées dans les heures qui suivent la notification d'un audit logiciel peut améliorer vos chances de succès et peut même, dans l'idéal, permettre de ne pas subir l'audit logiciel.

Ressources supplémentaires :