Différences entre les logiciels achetés et installés

Réconciliation des achats de licences avec les logiciels installés

Éviter les dépenses excessives ou insuffisantes en matière de logiciels

Déterminer les logiciels qui ont été installés constitue une étape importante de la mise au point d'un processus de gestion des actifs logiciels. Mais à moins d'être capable de mettre en correspondance l'ensemble des installations avec les licences logicielles que vous avez achetées, vous n'avez aucun moyen de savoir si vous êtes en conformité ou si vos dépenses en termes de licences et de maintenance sont excessives ou insuffisantes. Selon les statistiques des analystes du secteur fournies par Gartner, 60 % des entreprises possèdent des licences superflues et 30 % n'ont pas assez de licences. Dans la plupart des organisations, des enregistrements des licences logicielles sont effectués sous forme électronique et sous forme de fichiers imprimés. Le fait de regrouper tous ces éléments dans une base de données avec toutes les informations requises pour déterminer les droits des licences logicielles et de comparer ces données avec les installations logicielles pose un défi de taille.

Collecte d'informations sur les licences logicielles

Avec la solution d'optimisation des licences logicielles FlexNet Manager Suite for Enterprises de Flexera Software, le moyen le plus rapide et le plus simple de collecter des informations sur les droits de licence acquis consiste à les importer depuis vos systèmes financiers ou d'achat pour la gestion des actifs. FlexNet Manager Suite met à disposition des connecteurs à votre logiciel de comptabilité, votre logiciel d'achats, votre ERP ou n'importe quelle source d'informations sur les licences logicielles dont vous disposez. Toutes les informations supplémentaires qui ne sont pas disponibles sous forme électronique peuvent être saisies manuellement.

Bibliothèque de SKU

Des références uniques de produit SKU (Stock Keeping Unit) sont attribuées à la plupart des produits logiciels commerciaux ; en règle générale, une seule référence SKU est associée à chaque type de licence logicielle proposée. Par exemple, le numéro SKU 021-05339 est attribué à Microsoft Office Standard 2007, acheté en vertu d'un Accord Select en anglais, au prix de la tranche A avec un an de Software Assurance. Il existe plus de 400 SKU rien que pour Microsoft Office 2007.

FlexNet Manager Suite offre une bibliothèque de SKU de plus de 100 000 références et produits associés, comprenant les données de version, d'édition, de type de licence et de contrat de maintenance. La bibliothèque de SKU contribue à normaliser les données de commande en identifiant précisément les applications achetées. FlexNet Manager Suite permet de gagner un temps considérable sur les entrées manuelles en lisant les numéros SKU sur toutes vos commandes et en extrayant automatiquement toutes les données d'applications, de licences et de droits pertinentes. La bibliothèque de SKU de FlexNet Manager Suite associe également les données de la commande à l'ensemble des applications reconnues obtenues par l'intermédiaire du processus d'inventaire des logiciels, automatisant ainsi la réconciliation entre les licences achetées et les licences installées.

« Une fois la mise en œuvre achevée, nous avons constaté que nous possédions un nombre de licences bien supérieur aux besoins. Même si nous soupçonnions un certain excès dans le nombre des licences, nous avons été surpris par le niveau atteint. Nous avons découvert que l'achat de matériel par les employés au niveau local (tels que des ordinateurs portables) avait par la même occasion entraîné l'achat de nouveaux logiciels, alors que cela n'était pas nécessaire. Rien qu'au Royaume-Uni, notre surconsommation d'abonnements représente une somme à six chiffres. »
 - Martyn Howe, directeur des Services informatiques chez Rentokil Initial

Corrélation de toutes les données

Outre des données détaillées sur les droits de licence acquis, FlexNet Manager Suite permet également d'importer ou d'entrer des données relatives à l'organisation et aux ressources humaines afin de faciliter l'attribution des licences logicielles aux filiales, divisions, départements métiers ou aux personnes. Une fois toutes les informations mises en corrélation avec les données des applications installées, vous serez en mesure de repérer immédiatement les opportunités d'économies substantielles en termes d'achat de licences et de renouvellement de contrats de maintenance. (Pour plus d'informations sur les économies qui peuvent être réalisées avec une solution de gestion des actifs logiciels de nouvelle génération de type optimisation des licences logicielles, reportez-vous à la section Réduction des dépenses informatiques).